ما «تنبل‌ها» دنبال یک شروع زمانی خاص هستیم؛ «شنبه» بیاید، به کلاس زبان می‌روم، سال، نو شود، موزیسین می‌شوم، مطلبی درباب پشت گوش انداختن!
از قدیم این قصه معروف بوده که ایشالا یه کاری رو از شنبه شروع کنیم و امسال شروع سال جدید از شنبه است و به همین دلیل به نظر میاد که شنبه‌ی مورد نظر فرا رسیده. برقراری تعادل میان وظایف و کارهای گوناگون در زندگی آسان نیست.
برنامه ریزی برای زندگی اغلب کار دشواری به نظر می‌آید و بسیاری از افراد فکر می‌کنند که آن را دوست ندارند، اما در واقع برنامه ریزی برای زندگی می‌تواند به شما این امکان را دهد که به هدف‌هایتان در زندگی برسید.با برنامه ریزی، مدیریت و کنترل کارها آسان‌تر می‌شود، می‌توانید میان اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت تعادل برقرار و کارها را بر اساس اهمیتی که برایتان دارند اولویت‌بندی کنید. برای تنظیم برنامه ریزی به نکات زیر توجه کنید:
جدول زمانبندی برای انجام کارها
جدول زمانبندی کارهای روزانه به شما کمک می‌کند دید کامل‌تری نسبت به کارهایی که باید در طول روز انجام دهید داشته باشید. با این کار قبل از شروع روز می‌دانید که باید چه کارهایی را انجام دهید. همچنین اگر به هر دلیلی نتوانستید کاری را در زمانبندی مربوط انجام دهید، می‌توانید دور آن خط بکشید و یادداشتی کنار آن قرار دهید؛ در این حالت رسیدگی به کارهای عقب‌افتاده نیز راحت‌تر می‌شود. برای این کار می‌توانید دفتری درست کنید که همه صفحات آن شامل جدول زمانبندی کارها باشد و کارهای هر روز را از شب قبل در آن یادداشت کنید. همچنین می‌توانید از اپلیکشن‌های برنامه ریزی استفاده کنید و در هر زمان و هر مکانی به برنامه ریزی خود دسترسی داشته باشید و آن را چک کنید.
اولویت‌بندی کنید
برخی کارها باید هرچه سریع‌تر انجام شوند و برخی دیگر را می‌توان به تعویق انداخت. در برنامه ریزی روزانه‌تان به اولویت‌ها توجه کنید و سپس مدیریت زمان کنید. همیشه در برنامه‌ریزی خود باید زمانی را برای اتفاقاتی که قابل پیش بینی نیستند؛ در نظر بگیرید.اتفاقات غیر قابل پیش بینی مثل بیماری، مهمان ناخوانده و غیره می باشد که با پیش بینی زمانی برای این اتفاقات در برنامه خود، به برنامه اصلی خود صدمه نمی زنید. باید توجه داشته باشید که همیشه به برنامه اصلی خود پای بند بمانید. بهترین کار این است که برای انعطاف‌پذیری بیشتر در برنامه تان با وقفه‌های مناسب وقت‌های آزاد داشته باشید تا در صورت پیشامد یک کار ضروریِ غیرمنتظره، آن زمان‌ها را به این کار اختصاص دهید.
برنامه ریزی باید قابلیت اجرا داشته باشد
هنگام برنامه‌ریزی باید به توان خود توجه کنید؛ بهتر است از پیش بینی مدت زمان های کمی شروع کنید و بعد به تدریج آن را افزایش دهید. مثلاً برای مطالعه در شروع کار خود مدت ۱۰ ساعت را برنامه ریزی نکنید در غیر این صورت احتمال کمی وجود دارد تا به آن عمل کنید. بهتر است با پیش بینی زمانی حدود ۳ یا ۴ ساعت کار خود را شروع کنید و سپس به تدریج میزان آن را افزایش دهید.
از وقت‌های تلف‌شده بکاهید
شاید برخی از کارهایی که می‌کنید اتلاف وقت به نظر برسند. برخی از آنها واقعا اجتناب‌ناپذیر هستند؛ مثل رفت‌و‌آمد به محل کار یا مراجعه به ادار‌ه‌ای خاص در شلوغ‌ترین ساعت روز تنها به این دلیل که به یک برگه‌ی امضا شده نیازِ مبرم دارید. برنامه ریزی روزانه تان را بررسی کنید و ببینید آیا امکان دارد با ایجاد تغییرات از اتلاف وقت بکاهید. اگر امکان تغییر کارها نیست شاید بد نباشد در صورت امکان برخی کارها را در وقت‌های تلف شده‌تان انجام بدهید.
از ساعت‌های طلایی غافل نشوید
زمان‌هایی در طول روز هستند که فرد انرژی و بهره‌وری بیشتری در آن ساعت‌ها دارد. این زمان‌ها معمولا ساعت‌های اولیه صبح هستند چون فرد استراحت کافی در شب داشته است و هنوز درگیر مسائل روزانه نشده است. بنابراین بهتر است کارهای سخت‌تر و مهم‌تری که به تمرکز بیشتری نیاز دارند را در ساعت‌های ابتدایی روز که بهره‌وری بیشتری دارید انجام دهید تا نتیجه بهتری از کارهای خود بگیرید.
از قانون پارتو استفاده کنید
قانون پارتو یا ۲۰/۸۰ در برنامه ریزی کاری به ما کمک می‌کند تا کارایی و اثربخشی بیشتری در محل کار خود داشته باشیم. با استفاده از این قانون متوجه می‌شویم چه کارهایی مهم‌تر هستند و باید آنها را در طول روز انجام دهیم. این کار نگرانی‌های ما برای انجام کارهای ضروری را از بین می‌برد و باعث رضایت شغلی می‌شود. طبق این قانون درصد نسبتا کوچکی از هر کاری (۲۰ درصد)، بیشترین تاثیر (۸۰ درصد) را در کار ایجاد می‌کند.
می‌توان از این اصل علاوه بر کار، در برنامه ریزی تحصیلی نیز استفاده کرد. بیشتر افراد زمان خود را صرف کارهایی می‌کنند که اهمیت زیادی ندارد و در انجام کارهای ضروری و مهم تنبلی می‌کنند؛ به همین علت بازدهی آنها در کار کاهش پیدا می‌کند. کارهای سخت معمولا ارزش بیشتری دارند، اما نتیجه‌ای که از آنها می‌توانیم بگیریم بزرگ‌تر و ارزشمندتر است.
برای اجرای این قانون کارهای زیر را انجام دهید:
- کار را از انتها شروع کنید؛ یعنی نتیجه‌ای را که از انجام کارها می‌گیرید، ابتدا برای خود مشخص کنید.
- زمانی که نتیجه‌گیری خود از انجام کارها را مشخص کردید، اقداماتی را که برای رسیدن به آن باید انجام دهید در قالب یک لیست یادداشت کنید.
- کارهایی را که می‌خواهید انجام دهید اولویت بندی کنید و آنها را انجام دهید.
- این روند را قبل از شروع زمان کاری خود انجام دهید.
درآخر سعی نکنید برنامه تان را طوری تنظیم کنید که مدام کار کنید! بدن شما به استراحت هم نیاز دارد و نمی‌تواند فقط کار کند. باید به میزان کافی زمان برای استراحت خود در نظر بگیرید، و هنگامی که مطابق با برنامه تان پیش می‌روید به خاطر تلاشی که می‌کنید به خودتان پاداش بدهید.
